Skrzynie

„Etykieta biznesowa”: Jak komunikować się z partnerami biznesowymi

wydawnictwo
„Mann, Iwanow i Ferber”, 2014

Jak się przywitać?

Jeśli wejdziesz do pokoju, najpierw się przywitaj - zawsze, niezależnie od tego, czy jesteś kobietą, czy mężczyzną, kierownikiem, czy zwykłym pracownikiem, osobą starszą czy młodym mężczyzną. Jeśli inni ludzie są w biurze osoby, do której przybyłeś, ogranicz się do ogólnego ukłonu i pozdrowienia. Następnie uścisnąć dłoń osobie, która cię zaprosiła. Witając kogoś, nie ograniczaj się do formalnego „Cześć”. Nazwij osobę, z którą rozmawiasz, po imieniu.

Kiedy się spotykasz, kiedy się zapoznajesz lub przedstawiasz się, nie spiesz się, by podać rękę. Osoba, z którą się zapoznasz, powinna to zrobić pierwsza. Pamiętaj: zgodnie z etykietą biznesową całowanie kobiet nie jest akceptowane na oficjalnym spotkaniu (zgodnie z zasadami świeckiej etykiety tylko kobiety zamężne są całowane i tylko w domu). Jeśli siedzisz, wstawaj w miarę możliwości z powitaniem. Kieruj się zdrowym rozsądkiem. Jeśli nagle nie możesz wstać (na przykład z powodu tłoku i niedogodności), pozdrów innych siedzących, ale przeproś: „Przepraszam, że nie wstaję, tu jest trochę tłoczno”.

Jak uścisnąć dłoń

Jeśli poszedłeś do grupy ludzi i uścisnąłeś dłoń jednej osobie, musisz uścisnąć dłoń reszcie. Nie jest zwyczajowo ściskać rąk nad progiem, stołem lub nad głową osoby siedzącej między tobą. Nie ściskaj drugiej ręki w kieszeni. Jedno z palących pytań etykiety biznesowej: czy konieczne jest uścisk dłoni z kobietą? Odpowiedź jest jednoznaczna: tak. Damski uścisk dłoni nie różni się od męskiego. Świecka etykieta sugeruje, że kobieta najpierw dociera do mężczyzny. W etykiecie biznesowej lider udziela pierwszej ręki, nawet jeśli podwładnym jest kobieta.

Uścisk dłoni z podniesioną dłonią wskazuje, że dana osoba chce przekazać kontrolę innej osobie. Kiedy mężczyzna, ściskając dłoń partnera, zakrywa swoją dłoń dłonią, demonstruje swoją moc i dominację. Jeśli nie jesteś zadowolony z tej pozycji, zakryj jego prawą rękę lewą. Etykieta biznesowa nie przyjmuje uścisków dłoni obiema rękami, ponieważ ma na celu zacieśnienie relacji z ludźmi. Co więcej, ludzie mogą postrzegać taki gest jako próbę okazania pobłażania lub protekcjonalności. Nie zapominaj jednak o różnicach międzykulturowych - na przykład Amerykanie uwielbiają ten gest i uważają go za odpowiedni w komunikacji biznesowej.

Jak się zapoznać

Jeśli nie znasz się wokół siebie, nie wstydź się, nie wahaj się przedstawić, nie czekaj, aż się przedstawią. Kiedy spotykasz się na spotkaniu biznesowym (konferencja, recepcja), nie powinieneś od razu mówić o swoich osiągnięciach i wymieniać regalia. Wystarczy wskazać, co robisz i dlaczego przyszedłeś na spotkanie lub wydarzenie.

Ważne jest, aby móc nie tylko reprezentować siebie, ale także poznawać ludzi. Osoba, której reprezentujesz nieznajomego, jest wymieniona jako pierwsza. Ten, który reprezentujesz, jest drugi. Przedstawiając osoby o równej pozycji, wyobraź sobie kogoś, kogo lepiej znasz, kogoś, kogo znasz mniej. Mężczyzna jest przedstawiany kobiecie, która jest młodsza lub na oficjalnym stanowisku jest starsza.

Kiedy zapoznasz się z osobą, skup się na zapamiętywaniu jej imienia - podczas rozmowy często nazywaj ją po imieniu. Zapomniawszy nazwiska rozmówcy, spróbuj złagodzić sytuację, ponownie poprawnie pytając: „Przepraszam, ostatnio trochę zapomniałem, czy pamiętasz swoje imię?"

Co powinna być wizytówką

Zaleca się, aby wizytówka została zaprojektowana w prostym lakonicznym stylu. Biznesmeni, którzy często współpracują z partnerami zagranicznymi, powinni drukować wizytówki w języku partnerów - jest to szczególnie mile widziane w krajach azjatyckich. Jeśli niektóre informacje o tobie uległy zmianie, musisz zamówić nowe wizytówki: w żadnym wypadku nie poprawiaj danych na starych wizytówkach, karta z plamami i poprawkami jest oznaką złego smaku. Dobrym manierem dla przedsiębiorcy jest obecność wizytówek w dwóch językach - rosyjskim i angielskim. Nie rób dwujęzycznej wizytówki.

Jeśli nie znalazłeś osoby na miejscu, ale chcesz poświadczyć jej szacunek, zegnij prawy górny róg przy lewej wizytówce. Przenoszenie wizytówki z notatką przez osoby trzecie jest powszechną praktyką w międzynarodowej komunikacji biznesowej. 

Jak zakończyć spotkanie

Pozostawiając nieznajomych, nie trzeba osobiście żegnać się ze wszystkimi. A jeśli opuścisz zatłoczone przyjęcie przed resztą gości, pożegnaj tylko gospodarzy spotkania. W przeciwnym razie Twój wyjazd może być sygnałem dla uczestników imprezy, że wszyscy powinni iść do domu. Jeśli rozmowa trwa zbyt długo, zaproś osobę do poznania nowych ludzi, przedstaw ich sobie nawzajem, przeproś i odejdź.

Pożegnanie powinno być krótkie - na przykład wymiana uścisków dłoni, jak na spotkaniu. Zakończ rozmowę grzecznie, używając uniwersalnych zwrotów, na przykład: „Miło było cię widzieć”. Jeśli musisz wcześniej wyjść ze spotkania, poczekaj na przerwę w rozmowie, wstań i pożegnaj się, wyrażając nadzieję na nowe spotkanie.

Język ciała

Komunikacja niewerbalna leży zarówno na płaszczyźnie psychologii, jak i dobrych manier: na przykład rozmawiając z ludźmi, nie musisz szeroko rozstawiać nóg, kulić się i trzymać rąk w kieszeniach. Interpretacja niektórych typowych gestów jest dość dobrze ustalona. Na przykład pozycja „liścia figowego” (dłonie zamknięte w taki sposób, że dłonie tworzą odwróconą literę „V”) wskazuje na nieśmiałość i zwątpienie. Jeśli wykonujesz wybredne ruchy, kołyszesz się na boki lub dotykasz twarzy lub włosów, zwiększ swoje napięcie nerwowe i odwracaj uwagę innych. Nadmierne gesty podczas rozmowy nie są mile widziane. Gesty powinny być powściągliwe - rozmówcy mogą być zdezorientowani nadmierną ekspresją.

Okazuj szacunek dla przestrzeni osobistej: odległość między tobą a rozmówcą musi wynosić co najmniej odległość wyciągniętej ręki. Komunikacja biznesowa nie obejmuje mówienia w tonie lub szeptania. Nie rób kroku do przodu, jeśli rozmówca zrobi krok do tyłu - dlatego być może nieświadomie próbuje wyjaśnić, że wtrącasz się w jego osobistą przestrzeń. Podczas spotkania nie powinieneś spoglądać na zegar - innym może się wydawać, że jesteś obciążony komunikacją i spieszysz się z wyjazdem. Nie siedź ze skrzyżowanymi nogami, szczególnie w fotelu. Jeśli jest głęboki, możesz lekko rozciągnąć nogi.

Jak negocjować

Przygotowanie negocjacji polega na wypracowaniu protokołu biznesowego przyjętego wśród dyplomatów i biznesmenów oraz części merytorycznej - zagadnieniach, które należy omówić. Partnerzy powinni zostać zaproszeni do negocjacji z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, aby mogli się również przygotować - pozwoli to zaoszczędzić czas i stworzyć warunki do skutecznej komunikacji. Jeśli chodzi o skład delegacji, negocjacje powinny być równe, tzn. Równa liczba uczestników po obu stronach i korespondencja stanowisk przedstawicieli po każdej z nich. Na spotkanie zapraszani są tylko ci pracownicy, których obecność jest naprawdę konieczna. Miejsce negocjacji proponuje strona zapraszająca, ale zapraszany ma prawo zarówno ją przyjąć, jak i odrzucić. Nie zaleca się planowania negocjacji wczesnym rankiem lub późnym wieczorem.

Gdy jest wielu uczestników i są oni nieznani, karty z nazwiskami można umieścić na stole. Strony znajdują się naprzeciwko siebie w kolejności postów. Przedstawiciele strony przyjmującej siedzą naprzeciwko drzwi. Pomiędzy uczestnikami powinna być odległość około półtora metra. Pierwszym, który usiądzie, jest prowadzący.

Po powitaniu uczestnicy powinni się przedstawić. Należy również określić ich rolę i autorytet w negocjacjach. Najpierw pojawia się szef kraju przyjmującego, a następnie szef zaproszonej delegacji. Następnie przedstawiają swoich pracowników: najpierw przyjęciu, a następnie zaproszonemu. Wymiana wizytówek jest właściwa, jeśli po każdej stronie spotkania obecnych jest nie więcej niż siedem osób.

Jeżeli negocjacje prowadzone są z delegacją zagraniczną, konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie języka negocjacji i zapewnienie tłumaczom środków technicznych. Jeśli nagrywasz podczas rozmowy, powinieneś poinformować o tym gości. Pod koniec negocjacji sporządzany jest zapis i dołączany jest do niego wcześniej zatwierdzony plan.

Przyjmuje się, że rozmowa rozpoczyna gości. Nie ma zwyczaju przerywać mówcy. W rzadkich przypadkach, gdy naprawdę konieczne jest wyjaśnienie czegoś w trakcie wystąpienia, możesz przeprosić i zadać pytanie. W żadnym wypadku nie możesz kłócić się z przedstawicielami twojej strony. Jeśli chcesz coś wyjaśnić między sobą, musisz poprosić o przerwę i wyjść na dyskusję. Nie ma miejsca na stanowcze oświadczenia, wyzwania, ostre oceny i demonstracje wyższości w negocjacjach. Jeśli zauważysz takie zachowanie, nie powinieneś zajmować pozycji obronnej - lepiej po prostu milczeć.

Optymalny czas spotkania to dwie godziny. Jeśli negocjacje się przeciągną, potrzebujesz półgodzinnej przerwy na kawę. Jeśli masz prezenty dla uczestników spotkania, są one prezentowane po negocjacjach.

Napoje alkoholowe nie są podawane podczas negocjacji. W rzadkich przypadkach (na przykład podpisanie ważnej umowy) szampan może być oferowany na samym końcu negocjacji - ale jest to bardziej symboliczny gest.

Przyjmowanie partnerów biznesowych

Spotkanie gości na lotnisku powinno być odpowiednim szefem delegacji. Zwykle przybywa w towarzystwie od dwóch do trzech osób. Szef firmy przyjmującej nie może towarzyszyć gościom podczas wszystkich podróży. Istnieje niepisana reguła (nie kategoryczna, ale pożądana) - jeśli gość przyjeżdża ze swoim małżonkiem, wówczas kierownik hosta przybywa na pierwsze spotkanie w towarzystwie małżonka. Pierwszy to głowa kraju przyjmującego. Następnie reprezentuje małżonka, a następnie pracowników (w kolejności malejącej stanowisk).

Zastanów się, jak posadzić gości w samochodach, aby wszystko poszło gładko. Najbardziej uhonorowanym miejscem jest tylne siedzenie ukośnie ustawione przez kierowcę. Zajmuje go szef delegacji gości. Najpierw wsiada do samochodu i wysiada pierwszy. Jeśli szef spotkania przyjedzie samochodem osobowym, gość honorowy będzie obok niego. Zasady uprzejmości zakładają, że drzwi zostaną otwarte przed kierownikiem. Robi to kierowca, ochroniarz lub pracownik, ale w żadnym wypadku kobieta.

Podczas eskortowania gości do hotelu nie rozstaj się z nimi na ulicy, ale w holu. Tam możesz umówić się na wizytę protokołu.

Etykieta mobilna

W sprawach służbowych należy dzwonić na telefon komórkowy w godzinach pracy, w dni powszednie uważa się przedział czasu od 09:00 do 21:00. Zawsze odłączaj telefon od zasilania podczas spotkań i lunchu. Dzwonek powinien być neutralny (klasyczny tryl telefonu, dyskretna melodia lub po prostu wibrujący alarm bez dźwięku). Jeśli zadzwoniłeś do kogoś i automatyczna sekretarka była włączona, nie rozłączaj się. Przedstaw się i poproś o oddzwonienie, gdy będzie to wygodne. Jeśli połączenie nie zostało odebrane, oddzwoń nie później niż dwie godziny później - właściciel telefonu zobaczy nieodebrane połączenie i oddzwoni. Nieuprzejmie jest czekać na więcej niż sześć dzwonków - lepiej jest rozłączyć się po piątym dzwonku. Nie powinieneś pytać o dostępność czasu u rozmówcy, jeśli dzwonisz w godzinach pracy na konkretne krótkie pytanie.

Ten, który ją rozpoczął, kończy rozmowę. Jeśli połączenie zostanie przerwane, osoba, która zadzwoniła, oddzwoni. Najlepiej odebrać po drugim lub trzecim połączeniu - jeśli od razu odbierzesz telefon, dzwoniący może nie mieć czasu na koncentrację. Nie odrzucaj połączenia - jest niegrzeczne. Musisz odpowiedzieć i poprosić o oddzwonienie (lub obiecanie oddzwonienia) po określonym czasie, powiedzmy za dwie godziny. Pod koniec rozmowy nie musisz przepraszać za poświęcenie czasu drugiej osobie, lepiej po prostu podziękować za możliwość porozmawiania o twojej sprawie. Nie podawaj numerów telefonów komórkowych bez zgody ich właścicieli.

Książka jest dostarczana przez Manna, Iwanowa i Ferbera.

Obejrzyj wideo: BIZNES I TECHNOLOGIE #13: Nawiązywanie relacji biznesowych (Październik 2019).

Popularne Wiadomości

Kategoria Skrzynie, Następny Artykuł

Bariera językowa: wygodne sposoby nauki angielskiego
Chmura wiedzy

Bariera językowa: wygodne sposoby nauki angielskiego

Początek Jeśli z jakiegoś powodu nie uczysz się angielskiego w szkole i na studiach, warto zacząć od kilku podstawowych kursów. Na przykład najpierw posłuchaj kursu opracowanego zgodnie z metodologią słynnego amerykańskiego językoznawcy Paula Pimslera, a następnie przejdź przez kilka poziomów kursów Assimil. Dzięki wstępnemu kursowi audio Pimslera możesz nauczyć się 500 podstawowych słów niezbędnych do codziennej komunikacji (łącznie 2000), położyć podwaliny pod poprawną wymowę i przyzwyczaić się do techniki powtarzania interwałów, której prawie wszystkie usługi używają do nauki języka.
Czytaj Więcej
Jak stopiła się sieć: 5 podejść twórców Internetu, którzy zmienili świat
Chmura wiedzy

Jak stopiła się sieć: 5 podejść twórców Internetu, którzy zmienili świat

Dokładnie 25 lat temu, w marcu 1989 roku, specjalista techniczny CERN Tim Berners-Lee, pracując nad wewnętrznym systemem wymiany danych instytutu naukowego, zaproponował koncepcję rozproszonego systemu hipertekstowego, który zapewnia dostęp do powiązanych dokumentów na różnych komputerach. Ta technologia, która później zostanie nazwana World Wide Web, radykalnie zmieniła nasze pomysły dotyczące dostępu do informacji, komunikacji, prowadzenia działalności gospodarczej i po prostu życia we współczesnym świecie.
Czytaj Więcej
15 cytatów o grze na giełdzie z filmu „Oszustwo”
Chmura wiedzy

15 cytatów o grze na giełdzie z filmu „Oszustwo”

Wspomnienia o oszustach napisane w więzieniu są idealnym materiałem do scenariusza filmowego. Jest tu wszystko: spowiedź „małego człowieka” i refleksje na temat prawdziwej natury „ciasta” oraz kpina z iluzorycznej stabilności systemu gospodarczego. Wszystko to doprawione jest naprawdę intensywną akcją w postaci chaotycznego ruchu indeksów giełdowych w górę i w dół.
Czytaj Więcej