Chmura wiedzy

Usprawnienie chaosu: 5 sposobów na ulepszenie Twojej agencji reklamowej

Yuri FEDIN

Współzałożyciel agencji internetowej IWILL

Ujednolicić proces pracy nad projektami

Jest to oczywiste, ale wielu w naszej dziedzinie uważa swoją pracę za „kreatywną”, a sam proces - „wyjątkową”, dlatego wolą stosować nowe podejście do rozwiązywania tych samych problemów za każdym razem. A proces pracy nad projektami specjalnymi, mediami lub produkcją wideo w 90% przypadków zamienia się w chaos. Jeśli 20 różnych osób przyjmie 20 różnych pomysłów, otrzyma 20 różnych projektów. Każdy wykona pracę na swój sposób, wielu powtórzy poprzednie błędy innych. Ale jeśli podasz wszystkim ten sam projekt z opisem metodologii jego wdrażania (nie krok po kroku, ale z opisem głównych kamieni milowych), liczba małżeństw zmniejszy się kilka razy.

Wszystkie projekty agencji reklamowych, pomimo pozornej wyjątkowości, można podzielić na typy według wzorów i powtarzalnych operacji. Aby ułatwić sobie zadanie, polecam przeczytanie książki Vadima Bogdanowa „Zarządzanie projektami. System korporacyjny - krok po kroku” - przewodnik krok po kroku dla manekinów na temat budowania własnego systemu zarządzania projektami korporacyjnymi (KSUP).

Bądź przygotowany na stawienie czoła brakowi zrozumienia wśród pracowników istoty systemu zarządzania projektami. Powiedzą, że „rodzisz biurokrację i ingerujesz w pracę”, „zabijasz kreatywne podejście”, „prowadzisz małą agencję jako państwo”.

Vadim BOGDANOV

„Zarządzanie projektami. System korporacyjny - krok po kroku”

Moje doświadczenie sugeruje, że KSUP jest przydatny, nawet jeśli jeden lider ma więcej niż czterech podwładnych, to znaczy nawet w ramach małej agencji.

Wdrożenie systemu informacyjnego

W obliczu dużej liczby projektów wykonanie pracy „na kolana” nie zadziała. Radzę przeczytać wspaniały artykuł o tym, w jaki sposób system informacji zarządzania projektami (PMIS) pomaga agencjom.

Istnieją dwa podejścia do wyboru systemu. Pierwszy wykorzystuje rozwiązanie, które łączy wszystkie niezbędne narzędzia. W drugim przypadku dla każdego narzędzia wybierane jest osobne rozwiązanie. Istnieje jeszcze trzecia opcja, kiedy firmy opracowują system informacyjny dla siebie, ale jest on istotny dla dużych firm, a 99% agencji reklamowych na rynku nie rośnie do takich rozmiarów.

W agencji stosujemy drugie podejście, ale dzięki niemu trzeba przyzwyczaić się do różnych narzędzi. Patrzymy teraz na nowe rozwiązanie, które pozwoli nam połączyć większość narzędzi.

Narzędziem do ustawiania zadań jest dla nas menedżer zadań Trello. Jest to jeden z najprostszych programów, z którymi współpracowałem: jest odpowiedni dla agencji reklamowych z dużą liczbą kreatywnych osób, które preferują łatwe w użyciu i wygodne narzędzia. Zajmujemy się rachunkowością zarządczą za pomocą Excela, do śledzenia czasu używamy 32dayz, co pozwala nam kategoryzować zadania, a tym samym ułatwia analizę czasu spędzonego. Aby prowadzić sprzedaż, zwracamy się do amoCRM, zarządzamy systemem wiedzy za pomocą Confluence, a dokumentacja projektowa jest przechowywana i przesyłana przez Dropbox.

Podziel proces na cykle

Pracownicy działu produkcji często narzekają na dużą liczbę pilnych zadań i pracy awaryjnej, charakterystycznych dla każdej agencji. Wiele firm ma specjalnie do tego stworzoną pozycję - menedżera ruchu. To osoba, która rozkłada obciążenia na ludzi w agencji - „niania” dla leniwych liderów. Ale zdarza się, że pracownicy omijają kierownika ruchu, zwracając się bezpośrednio do tych, od których wymagana jest pilna pomoc. W takim przypadku jest nieskuteczny.

Takich problemów można uniknąć, umieszczając kreatywną produkcję na linii. Podświetl typowe projekty zapętlenia, w których możesz to zrobić. Na przykład ta metoda ma zastosowanie w dziedzinie content marketingu (wypełnianie witryn treściami, utrzymywanie społeczności itp.).

Ponieważ ludzie są kluczowym zasobem agencji,
jakość usług świadczonych przez agencję i wydajność pracy zależy od ich przygotowania

Opisz cykle produkcyjne, podkreślając główne etapy projektu. Na przykład „tworzenie treści tekstowych - wizualizacja - korekty menedżera - zmiana - korekty klienta - zmiana”. Określ czas dla każdego etapu, biorąc pod uwagę ryzyko i oblicz czas trwania cyklu przygotowawczego dla stałej ilości materiału (na przykład dwutygodniowy plan zawartości).

Na podstawie harmonogramu cykli produkcyjnych przypisz powtarzalne zadania: przygotowanie planu treści dla projektów A, B i C odbywa się w nieparzystym tygodniu miesiąca, a dla projektów G, D i E w parzystym tygodniu miesiąca. Menedżerowie mogą używać tego planu do kontrolowania czasu przydzielania zadań przez menedżerów liniowych.

Wprowadzenie systemu cyklów produkcyjnych w naszej agencji pozwoliło nam obniżyć koszty prowadzenia projektów zarządzania społecznością o 25%. Menedżer konta, na miesiąc przed wydaniem planu treści, wyznacza edytorowi zadanie przygotowania treści. Margines czasowy ratuje nas przed sytuacjami awaryjnymi i pomaga poradzić sobie z „Listą życzeń” klienta bez konieczności przełączania się na całą dobę.

Przeszkol pracowników przed rozpoczęciem pracy

Ponieważ ludzie są kluczowym zasobem agencji, jakość usług i wydajność pracy zależą od ich przygotowania. Właściwie zbudowany proces szkolenia pracowników może zaoszczędzić kilka miesięcy pracy „w terenie”, a ostatecznie znacznie zwiększyć jej efektywność.

Nasza agencja ma kurs młodych wojowników (KMB) dla pracowników każdego działu, a także szkolenie trenerów - wykwalifikowanych menedżerów zaangażowanych w szkolenie pracowników.

Na to składa się nasz kurs szkoleniowy:

- Wprowadzenie do biznesu, dostosowanie i przygotowanie do warunków pracy; szkolenie w zakresie podstawowych umiejętności korzystania z Worda, Excela i Power Pointa (lub testowanie pod kątem znajomości podstawowej funkcjonalności, chociaż jest to częściowo testowane w wywiadzie); badanie misji firmy;

- badanie KSUP i ISUP; w jaki sposób prowadzone są projekty, czym jest inicjacja projektu, jak projekty dostają się do rejestru, jak nazywane są pliki i wiersze tematów itp.;

- podstawowe umiejętności: zasady ustalania celów i ich kontroli, studiowanie metodologii rozwiązywania problemów, zasady komentowania materiałów w agencji itp.;

- szkolenie profilowe. Jeśli dana osoba będzie prowadzić społeczności w sieciach społecznościowych, mogą to być kursy grywalizacji Coursera. Jeśli będzie on zaangażowany w Google Analytics, to kursy „Netologia”. Jednocześnie dbamy o to, aby takie kursy obejmowały testowanie certyfikatów potwierdzających poziom wiedzy w danej dziedzinie wiedzy. Wprowadzenie kursów bez certyfikacji i weryfikacji może prowadzić do tego, że niektórzy pracownicy po prostu nie chcą się uczyć, ale zauważysz to za późno.

Przydatne jest przekazywanie pracownikom zadań i testów, które są pośrednio związane z działalnością agencji, rozwijając określone cechy. Mogą to być na przykład łamigłówki lub testy logiczne.



Pracuj nad błędami

Wiele agencji stopniowo spowalnia rozwój. Często wynika to z niemożności pracy nad błędami - zarówno podczas projektu, jak i po nim.

Ważne jest, aby nauczyć ludzi, jak rozwiązywać problemy i analizować ich błędne kroki. Aby to zrobić, możesz wdrożyć metodologię rozwiązywania problemów: zestaw narzędzi do analizy napotkanych trudności. W naszej agencji jest to „Metoda pięciu powodów” (po sformułowaniu problemu musisz zadać pytanie „Dlaczego?” Pięć razy, aby dojść do prawdy) oraz schemat przyczynowy (inaczej „szkielet ryby”), aby rozwiązać bardziej złożone problemy.

Podam przykład rozwiązania problemu zgodnie z „Metodą pięciu powodów. Problem: Kierownik projektu nie upewnił się, że menedżer Petya terminowo skomentował wideo na YouTube.

Kreatywność jest świetna, ale pojawienie się nie oznacza robienia tego.

A robić to nie osiągać dobrych rezultatów.

Zadajemy takie pytania: dlaczego lider tego nie zrobił? Dlaczego menedżer Petya nie wiedział o tym? Dlaczego nie powiedzieli mu o tym w ramach KMB? Dlaczego ten element nie jest uwzględniony w KMB? W wyniku analizy problemu można wyznaczyć osobę odpowiedzialną za opracowanie i włączenie tego elementu do programu KMB. Dzięki temu agencja będzie w stanie uniknąć tego problemu w przyszłości.

Wiele agencji reklamowych podaje fakty w ramach PPM (Post Production Meeting), ale nie zależy im na głębszej analizie ustaleń i wdrażaniu ich na poziomie agencji. Utwórz zespoły doskonalące procesy lub wyznacz osoby odpowiedzialne za rozwiązanie każdego znalezionego problemu i wdrożenie go na poziomie agencji. W Japonii od dawna praktykowano podobne podejście - powstają tam „zespoły kaizen”.

Nasza agencja organizuje wydarzenie „Peppy Tuesday”, w którym pracownicy dokonują prezentacji na odpowiednie tematy lub prezentacji analizujących właśnie ukończony projekt.

Wniosek

Kreatywność jest świetna, ale pojawienie się nie oznacza robienia tego. A robić to nie osiągać dobrych rezultatów. Większość agencji często zaniedbuje ustanowienie procesów wewnątrz, odnosząc się do „twórczego aspektu” pracy, a przecież pojedynczy proces z reguły pomaga osiągnąć jeden wynik. Wraz z rozwojem agencji ważne jest, aby nie zapominać, że zarządzanie taką firmą wymaga podejścia projektowego, a większość projektów w agencjach można znormalizować i podzielić na typy.

Zdjęcie na okładce: Kyle Bean

Popularne Wiadomości

Kategoria Chmura wiedzy, Następny Artykuł

Serpentyny - jak zarabiać na transmisjach gier komputerowych
Ludzie w mieście

Serpentyny - jak zarabiać na transmisjach gier komputerowych

Strumienie gier komputerowych - lub transmisje z procesu gry z komentarzami samego gracza w Internecie - od dawna są znane w społeczności graczy, ale stały się stosunkowo popularne wśród szerokiej publiczności. Jednym z katalizatorów popularyzacji tego rodzaju rozrywki w sieci była streamerka Karina, ładna miniaturowa dziewczyna, która zasłynęła w sieciach społecznościowych ze względu na jej surowy, a nawet agresywny sposób komunikowania się z widzami.
Czytaj Więcej
Kto buduje stadion Zenit Arena
Ludzie w mieście

Kto buduje stadion Zenit Arena

W Petersburgu nadal budują stadion na półfinały Mistrzostw Świata 2018. Na tle ogólnego niezadowolenia mieszkańców miasta i masowych zarzutów w mediach, Życie wokół spotkało tych, którzy pracują nad projektem każdego dnia, i zapytało, jak wpływa na nie tło informacyjne i dlaczego mieszkańcy naprawdę potrzebują Zenit Arena.
Czytaj Więcej
Gram w zespole coverowym
Ludzie w mieście

Gram w zespole coverowym

Jednym z założeń sukcesu firmy jest: skorzystanie z najlepszych doświadczeń, aktualizacja, udoskonalenie na swój sposób i wdrożenie. W rzeczywistości takie podejście dotyczy nie tylko firm i przedsiębiorców, ale także świata show-biznesu. Faktem jest, że dziś popularność grup osłaniających rośnie i stopniowo zastępują oryginalne grupy autorów z imprezy Olympus.
Czytaj Więcej