Skrzynie

Delegowanie i zarządzanie: 10 sposobów na przekazanie pracy innej osobie

Brian TRACY

Założyciel ILearningGlobal, specjalista w dziedzinie skuteczności i psychologii sukcesu

Nie próbuj kontrolować każdego kroku

Zarządzanie odchyleniami jest potężnym narzędziem oszczędzającym czas dla menedżera. Korzystanie z niego jest bardzo proste. Po prostu mówicie: „Jeśli wszystko jest w porządku i idzie zgodnie z planem, nie ma potrzeby ciągłego zgłaszania się. Pisz od czasu do czasu, aby informować mnie o tej sprawie. W przeciwnym razie ta praca zależy wyłącznie od Ciebie”. Korzystając z tej strategii, możesz zminimalizować czas poświęcony na monitorowanie, kontrolowanie i otrzymywanie raportów, co zwykle stanowi integralną część delegacji. Po jasnym zdefiniowaniu zadania, które należy wykonać, termin i metody jego realizacji, w pełni przekaż je i poproś podwładnych, aby skontaktowali się z Tobą tylko w przypadku problemów, opóźnień lub innych podobnych trudności. Raportuj pracownikom: jeśli harmonogram pracy i budżet są zatwierdzone, nie muszą ci ciągle raportować. Muszą robić interesy. „Brak wiadomości to dobra wiadomość” - to hasło powinno być Twoim mottem.

Poświęć czas na naukę

Jednym z najważniejszych obowiązków funkcjonalnych jest szkolenie kolejnego pokolenia pracowników i potencjalnych menedżerów, którzy są obecnie Twoimi podwładnymi. Większość pracowników, zwłaszcza młodszych menedżerów, musi nauczyć się wykonywania pracy, w tym prawidłowych procesów i procedur. Uczenie się nie jest funkcją poboczną, która odwraca uwagę od podstawowych obowiązków. Edukacja jest najważniejszym narzędziem, które pomaga mi zwolnić czas pracy, aby poświęcić go na rozwiązywanie ważniejszych problemów, delegowanie podwładnych do wykonywania mniej poważnej pracy, z którą łatwo sobie poradziłem.

Poświęć trochę czasu na wyjaśnienie, który sposób działania uważasz za najlepszy. Na przykład, przydzielając pracownikowi zadanie, możesz mu towarzyszyć komentarzem: „Z mojego doświadczenia wynika, że ​​jest to najlepszy sposób na wykonanie tej pracy. Jeśli skorzystasz z tej metody, zaczniesz od tego, zrób to i to, i pamiętaj, że może się to zdarzyć”. W ten sposób szkolisz i rozwijasz pracowników.

Rozwijaj zaufanie do podwładnych

Pewność siebie jest najważniejszą cechą, która pozwala czuć się szczęśliwym i pracować u szczytu możliwości. Zazwyczaj, podejmując nowe zadanie lub przedsięwzięcie, wszyscy nieco wątpimy w nasze możliwości. Zadaniem lidera jest zminimalizowanie strachu i maksymalizacja motywacji. Być może najskuteczniejszym sposobem na rozwianie wątpliwości członków zespołu co do ich siły jest ciągłe wyrażanie pozytywnych oczekiwań.

Prawo oczekiwania brzmi: „To, czego oczekujesz, będąc pewnym, staje się własną przepowiednią, która się spełnia”. Gdy byliśmy dziećmi, oczekiwania naszych rodziców wywarły nieuzasadniony wpływ na nasze zachowanie i to, kim później zostaliśmy.

Jeśli młodzi ludzie dorastali w środowisku, w którym byli wspierani, wierzyli w swoje umiejętności i oczekiwali od nich więcej,
odnieśli większy sukces niż ludzie, którzy byli ciągle krytykowani, nie wierząc w swoją siłę

Jeśli młodzi dorastali w środowisku, w którym byli wspierani, wierzyli w swoje umiejętności i oczekiwali od nich więcej, odnieśli większy sukces niż ludzie, którzy byli ciągle krytykowani, nie wierzyli w swoją siłę. Najlepsi rodzice zawsze wierzą, że ich dzieci osiągną wszystko, czego chcą w każdej dziedzinie, i zawsze im o tym mówią.

W tej części życia, którą zajmuje praca, szef staje się dla nas postacią rodzica. To, czego oczekuje szef, ma ogromny wpływ na każdego pracownika. Na dobre lub złe, ludzie mają tendencję do spełniania oczekiwań innych - pozytywnych i negatywnych. Zawsze wyrażaj zaufanie do swoich pracowników. Powiedz im: „Wiem, że wykonasz świetną robotę. Całkowicie ci ufam. Wierzę w ciebie i twoje umiejętności”. Zobaczysz, że naprawieni robią wszystko, aby udowodnić, że się w nich nie pomyliłeś.

Bądź na bieżąco

Przekazuj uprawnienia stopniowo, rozwijając wystarczający stopień pewności siebie w stosunku do nowego pracownika. Oczywiście chcesz go „hartować” od samego początku, obciążając go wieloma małymi zadaniami. Ale gdy sprawy stają się większe i poważniejsze, proces przekazania uprawnień powinien być przeprowadzany etapowo. Pozwól pracownikowi przez jakiś czas pokazać, że jest w stanie poradzić sobie z zadaniami i zadaniami o coraz większej złożoności. W przeciwnym razie pracownik, który nie będzie posiadał niezbędnych kompetencji zawodowych, może poczuć się przytłoczony, co może spowodować znacznie więcej problemów.

Deleguj całe zadanie

Jednym z głównych czynników motywujących w środowisku biznesowym jest poczucie pełnej odpowiedzialności za powierzone zadanie od początku do końca. Stuprocentowa odpowiedzialność budzi zaufanie, kompetencje i poczucie własnej wartości. Każdy z twoich pracowników, bez względu na zajmowane stanowisko, powinien mieć co najmniej jedną funkcję, za którą jest w pełni odpowiedzialny. Jeśli nie wykona tej pracy, nikt inny nie zrobi tego za niego.

Wiele firm popełnia błąd, powierzając tę ​​samą pracę kilku pracownikom. Liderzy twierdzą, że jeśli jedna osoba jest zajęta lub nieobecna, druga zapewni jej bezpieczeństwo i zamknie lukę.

Dowiedz się, jaki konkretny wynik chcesz uzyskać.
podczas delegowania. Pomóż podwładnym w zrozumieniu, czego się od nich oczekuje

W rzeczywistości okazuje się, że nikt nie czuje się odpowiedzialny za tę pracę i „sieroci”. Aby rozwiązać potencjalny konflikt, musisz między innymi wprowadzić osobistą odpowiedzialność: wyznaczyć jedną osobę osobiście odpowiedzialną za pomyślne zakończenie zadania i przekazać pozostałym pracownikom jasne instrukcje, że powinni oni być gotowi na wypadek nieobecności szefa lub niemożności ukończenia pracy. Ale… jest odpowiedzialny dla wszystkich tylko jedna osoba. Pracownicy wykazują wyższy poziom lojalności firmy i zainteresowania pracą, gdy mają poczucie własności i możliwości osobistego wpływu.

Wymagaj określonego wyniku

Dowiedz się, jaki konkretny wynik chcesz uzyskać podczas delegowania. Pomóż podwładnym w zrozumieniu, czego się od nich oczekuje. Nieprzerwanie przypominaj pracownikom o tym, jaką pracę zatrudniła firma. Pewnym sposobem na zwiększenie efektywności zespołu jest zawsze ukierunkowanie ludzi na osiąganie rezultatów. Im bardziej konkretne i zmierzone owoce ich pracy, tym bardziej będą zadowoleni i zmotywowani. Będą czuć się jak zwycięzcy.

Stymuluj dyskusje

Pamiętaj, że istnieje bezpośrednia korelacja między dyskusją a zainteresowaniem wykonaniem pracy. Gdy pracownicy mają możliwość komunikowania się bezpośrednio z kierownictwem, zwiększają chęć dobrze wykonanej pracy. Im więcej pracowników ma możliwość przedyskutowania pracy z szefem, tym bardziej osobiście ją postrzega i bierze osobistą odpowiedzialność za jakość wykonania.

Jeśli ograniczysz się do udzielania podwładnym instrukcji, a następnie powrotu do własnej pracy, pracownicy nie wykażą specjalnego zainteresowania wykonywaniem pracy. Ale jeśli omówisz z nimi zadanie i pozwolisz im wziąć udział w opracowaniu planu realizacji, będą zainteresowani robieniem wszystkiego w najlepszy możliwy sposób. Kiedy jasno wyjaśnisz pracownikom, dlaczego, w jaki sposób i na jakim poziomie należy wykonać pracę, a oni mają możliwość zadawania pytań i dzielenia się własnymi przemyśleniami, opuszczają twoje biuro, czując, że to ich sprawa. To należy do nich. Są głównymi.

Przydziel swoje wykonalne zadania

Delegować organ proporcjonalny do poziomu odpowiedzialności. Jeśli zadanie jest na dużą skalę, powiedz pracownikom, ile czasu zostało mu przydzielone i do kogo mogą się zwrócić o dodatkową pomoc. Poinformuj ich także o przydzielonym budżecie i zasobach, z których mogą korzystać.

Po delegowaniu zadania pozostaw wykonawcę w spokoju.
Niech podwładny ponosi stuprocentową odpowiedzialność. Nie zabieraj jej z powrotem

Wielkim błędem popełnianym przez menedżerów jest to, że nie doceniają tego, co pracownicy mogą potrzebować do wykonania dobrej pracy, czy to czasu, czy pieniędzy. Nie doceniają czasu pracy i wymaganych inwestycji. W tej sytuacji sam proces delegacji może pomóc: gdy szef omawia problem ze swoimi podwładnymi, zwykle podczas dialogu zaczyna rozumieć, ile czasu i pieniędzy na to wyda.

Nie bierz odpowiedzialności z powrotem

Po delegowaniu zadania pozostaw wykonawcę w spokoju. Niech podwładny ponosi stuprocentową odpowiedzialność. Nie cofaj tego. Możesz, nie zdając sobie z tego sprawy, „cofnąć”, stale sprawdzając pracownika, wymagając ciągłego raportowania oraz sugerowania zmian i dostosowań w procesie. Niektórzy przywódcy mają okropny zwyczaj dosłownie przejmować zadania, które sami powierzyli komuś. Jednocześnie podwładni mają poczucie, że odpowiedzialność została z nich usunięta. Możliwość delegowania zadania, a następnie upewnienia się, że podwładny ukończył pracę, jest kluczowym czynnikiem Twojego sukcesu jako lidera.

Zachęcaj natychmiast

Thomas Watson, założyciel IBM Corporation, był znany między innymi z tego, że zawsze miał przy sobie książeczkę czekową podczas kontroli fabryk i biur. Ilekroć widział, że ktoś wykonuje świetną robotę, zatrzymywał się i wypisywał czek tej osobie. Może to być czek za 5 USD lub 10 USD, czasem więcej, ale efekt tego skromnego aktu hojności był niesamowity. Ludzie umieszczają czek od Thomasa Watsona, „wielkiego szefa”, w ramce i zawieszają go na ścianie. Powiedzieli o tym znajomym i rodzinie. Pochwalili się tym czekiem przed znajomymi.

Zasada regularnego przekazywania pracownikom pozytywnych informacji zwrotnych ma ogromny wpływ na motywację pracowników. Daje to członkom zespołu pewność, że dbasz o nich i jesteś świadom pracy, którą wykonują, szczególnie jeśli jest to trudna lub ciężka praca.

Popularne Wiadomości

Kategoria Skrzynie, Następny Artykuł

Chris Stevens „App Store Millionaires”
Skrzynie

Chris Stevens „App Store Millionaires”

H&F studiuje jedną książkę biznesową tygodniowo i wybiera z niej najciekawsze momenty. Tym razem czytamy książkę słynnego dewelopera Chrisa Stevensa o tym, jak wygląd AppleStore wpłynął na życie zwykłych użytkowników i programistów, zamieniając niektórych z nich w milionerów, a innych w bankructwo.
Czytaj Więcej
Alexander Auzan „Ekonomia wszystkiego”
Skrzynie

Alexander Auzan „Ekonomia wszystkiego”

Alexander AUZAN Doktor nauk ekonomicznych, profesor, publicysta, dziekan Wydziału Ekonomii Uniwersytetu Moskiewskiego MV Łomonosow Człowiek W wyniku cudzołóstwa wielkiego filozofa i ekonomisty Smitha z francuskim Oświeceniem okazał się Homo economus - wszechwiedzącym egoistycznym dranem, który ma nadprzyrodzone zdolności racjonalizacji i maksymalizacji swojej użyteczności.
Czytaj Więcej